e-Factura (ANAF) - trimitere și preluare

e-Factura este sistemul electronic al ANAF prin care facturile circulă între firme prin platforma statului (SPV), nu pe hârtie sau PDF. În România este obligatoriu pentru tranzacțiile B2B. Aplicația acoperă ambele sensuri: trimiterea facturilor pe care le emiteți și preluarea facturilor pe care le primiți de la furnizori.

Două fluxuri

Ieșire (facturi emise): factura pe care o emiteți unui client este transformată în formatul standard ANAF (UBL) și trimisă în SPV.
Intrare (facturi primite): facturile pe care furnizorii le emit către dumneavoastră ajung în SPV; aplicația le aduce într-un inbox local de unde le verificați și le preluați în evidență.

Trimiterea facturilor emise

După ce emiteți o factură de vânzare (vedeți Terți și facturare), o puteți transmite prin e-Factura. Aplicația construiește documentul în formatul cerut de ANAF și îl trimite în SPV, urmărind starea trimiterii. Autentificarea către ANAF se face cu tokenul configurat, reînnoit automat când expiră (vedeți Configurare mai jos), deci nu trebuie să interveniți manual la fiecare expirare.

Preluarea facturilor primite (inbox-ul e-Factura)

Aplicația sincronizează zilnic, automat, mesajele din SPV și le strânge într-un inbox. Îl deschideți din meniu la Utilitare > Preluare Facturi Furnizori (e-Factura).

Ecranul listează mesajele pe o perioadă configurabilă și le marchează după stare, colorat:

Nou - mesaj sosit din ANAF, încă nepreluat și nerespins.
Importat automat - a fost transformat în factură primită prin acest ecran (legat prin indexul de încărcare al mesajului).
Importat manual - mesajul a fost potrivit cu o factură introdusă deja manual (după cod fiscal + număr + dată + valoare) și factura a fost legată de mesajul ANAF.
Respins - marcat local ca refuzat; nu se trimite nimic înapoi la ANAF.

Din acest ecran puteți:

Reinteroga ANAF pentru a aduce mesajele noi din perioada selectată.
Verifică automat - leagă automat mesajele de facturile deja introduse manual (potrivire după cod fiscal + număr + dată + valoare), util când ați înregistrat factura înainte să o preluați din ANAF.
Preluare - transformați un mesaj într-o factură primită. Aplicația identifică furnizorul după codul fiscal din mesaj; dacă există un singur furnizor cu acel cod, deschide direct editorul de preluare, altfel vă cere să rezolvați furnizorul (alegere sau creare). Dacă factura există deja introdusă manual, aplicația o leagă de mesaj în loc să o dubleze.
Respingere / anulare respingere - pentru mesaje care nu vă privesc (erori, dubluri).
Respingere în masă - respinge mesajele noi dinainte de o dată aleasă (cele deja importate rămân neatinse), util pentru curățarea istoricului vechi.
Deschide - pentru un mesaj deja importat, deschide direct factura creată.

Astfel o factură de la furnizor nu rămâne doar un mesaj în SPV: o aduceți în evidența contabilă cu legătură către documentul ANAF de proveniență.

Configurare

Datele de conectare la ANAF se setează în Administrare / Configurare > Configurări Generale > Configurare > eFactura: Client ID, Client Secret, tokenul de identitate și de reînnoire, numărul de zile pe care se face preluarea și grupul notificat. Tokenul de acces se reînnoiește automat pe baza tokenului de reînnoire atunci când expiră, fără intervenție manuală.

Ce vede contabilul

Facturile primite preluate prin e-Factura intră în Facturi Primite și se centralizează pe partea de cheltuieli/achiziții (clasa 6 / stocuri), cu TVA deductibilă pe 4426.
De acolo urmează același drum ca orice factură primită: centralizator de cheltuieli/achiziții -> notă contabilă -> jurnal, iar TVA se reglează la închiderea lunii (vedeți Contabilitate automată - Centralizatorul).